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分享为什么远程办公需要和过去不同的沟通工具?充电站ACreated with Sketch.

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Richard
122阅读2评论5 个月前

Hello 我又来啦!上次发的这篇帖子看到很多人都在评论,这次和大家说说我们为什么觉得远程办公之下大家需要有和以往不同的沟通工具?以及远程办公后大家的需求发生了什么变化。希望对大家高效率的远程办公有帮助。

从 2020 年初到现在,不论你是否愿意,全球知识工作者经历了一次超大规模的社会实验:远程办公。在长达一年多的居家办公过程中,我们见证了 Zoom 的市值暴涨,也感受到了 Zoom Fatigue;当我们失去办公室和同事间的 happy hour 的时候,也收获到了更低的生活成本和更多的陪伴家人的时间。尽管在这个过程中遇到了种种困难和问题,但不得不承认的是:远程办公似乎不像过去那样仅适用于非常少数的人,在技术帮助下成为了人人都可尝试的工作方式,而且人们最为关心的工作效率并没有因此降低。也正因如此,MicrosoftFacebook 等公司明确表示在疫情过去之后也会继续维持常态化的远程办公,TwitterShopifyDropbox 等公司甚至开启了「远程优先」的长期办公模式,远程办公将不可避免的成为各个公司提供的办公选项之一。

在远程办公的状态下,公司的运营发生了很大的变化:如何跨地域招聘?如何保证所有人可以有适合办公的环境?如何确保所有人都保持健康的工作状态等等,但大家感受最深的应该是过去在办公室中未曾被我们注意过的问题:沟通。

远程办公时代发生了什么变化?

我们在工作场合的沟通主要分为正式沟通和非正式沟通两类,正式沟通主要以提前预约的会议为主,包含培训、面试、会议讨论等,绝大多数需要以独占形式同步进行。非正式沟通则包含了 watercooler、Hallway Chat、简短的问题讨论等,这类沟通一般在线上或随机发生。这两类沟通形式和作用都不同,但他们都是办公室中不可或缺的部分。而到了远程办公状态下,很多条件都发生了变化,这些变化直接影响到了员工间的沟通方式。

正式沟通

正式沟通一般以会议形式呈现,大家通过日历预约,然后前往会议室进行。如果有其他办公室的团队成员也需要参与,则通过视频会议方式进行。当大家进入远程办公状态时,沟通条件发生了变化:

  1. 硬件设备不稳定。过去的视频会议连接的是不同的办公室,网络和摄像头硬件条件完备,但当大家离开办公室回到家中办公时,网络条件和摄像头质量开始变得参差不齐,视频会议质量相较于过去在办公室内开会大幅降低。
  2. 通过视频会议判断对方是否专注失效。过去在办公室所有人面向同一个摄像头和屏幕,会议双方可以通过这样观察到对方是否专注于会议中,但大家在远程办公状态时,相比过去大家开始使用自己的设备进行会议,通过摄像头判断对方是否专注已经失效,尤其当多人会议室,绝大多数人都在同时干着其他的事情。
  3. 家中环境可能不适合进行视频。办公室为沟通与合作设计,所有进入办公室的人都已经有了要和其他人沟通的预期,但在家中则不然。穿着宽松的睡衣、不修边幅、周围有小朋友以及各种不适合视频的情况是常态。

非正式沟通

非正式沟通在办公室内经常以轻松且随机的方式发生,依赖有共识的场景(吃饭、茶水间、楼下遛弯、人在身边)和足够低成本的沟通方式(说话)。但在远程办公之后,这些同样发生了巨大的变化:

  1. 非正式沟通成本提升。在远程办公状态下过去扭头就可以说话的机会消失了,共识场景也消失了,所有的沟通都成为了线上行为。绝大多数情况下大家使用 Slack 等文字沟通工具来完成,将原本低成本的语言对话转化成了文字沟通,成本进一步抬升。
  2. 非正式沟通的消失。因为场景的消失和成本的提升使得大家在远程办公状态下减少了非正式沟通,而随着这一问题的持续,大家开始认为在没有约定的时间联系对方是「打扰」,这进一步加剧了非正式沟通的减少,所有的对话都成了需要预约的正式沟通。

变化导致了什么问题?

根据 GitlabUsefyiSlack 等机构的报告来看,尽管机构不同,但远程办公因为以上变化带来的问题却是类似的:

  1. 孤独感增加。每天有很长的时间身边没有同事可以说话,并且根据报告中提到的 80% 的远程办公员工都独自在家办公,尤其在当下疫情期间所有人都不能出门,社交活动被约束的情况下,孤独感增加则是一个显而易见的问题。
  2. 沟通效率下降。对话不再是走到对方身边就可轻易完成的事情,所有的沟通都必须被妥当安排。为了弥补这点,大家选择开更多音视频会议(这也带来 Zoom 用户和股价的暴涨)。但长期对着质量不一的视频画面,导致疲劳问题加剧,甚至诞生了特定词汇来描述这一现象:Zoom Fatigue。
  3. 归属感下降。过去绝大多数塑造企业文化的行为都基于办公室这个载体实现,在办公室提供的协作、沟通、专注、获取资源功能中进一步巩固企业文化。远程办公后,分散的员工再加上本身沟通效率的下降,信息传递不够及时,员工会逐渐感觉自己和团队变得疏离,感觉自己永远是一个人战斗,归属感会随之下降,距离流失便不远了。

未来

当疫情突然袭来,所有人都用上了能用上的一切,下面这个搜索结果很好的表达了这点:

Google 图片搜索「video meeting」,将条件设置为最近一年和 2 年前,会出现完全不同的搜索结果。与之对应的,在疫情期间 Zoom 几乎可以和远程办公画等号,但在沟通场景、软硬条件、参与人员和过去都已经有了巨大差异和变化的情况下,大家还在用着相同的产品。工具对远程团队的重要性不言而喻,工具栈采用的失败几乎等于远程办公的失败。

提升沟通能力是远程办公普及和提升成功率的重要环节,这一命题有大量团队在不同的方向上尝试,这其中有虚拟办公室、更轻量的视频会议、语音消息等等,大家都在试图设计符合远程办公场景的下一代沟通产品来解决上面提到的沟通问题。

我们也在努力尝试解决这些问题,距离上一篇帖子发出三周,我们终于搞完了官网:http://echoes.chat 。同时为电鸭社区单独开放了快速申请试用的入口,如果你所在的团队正处于远程办公的状态下,可以来申请试用并给我一些反馈(因为是团队通讯应用,所以自己一个人基本没法用,最好能有同事能一起参与哈),目前仅支持 macOS 系统,其他系统的支持要稍后哦)。

测试申请链接在这里: https://wj.qq.com/s2/7929277/37d9/ ,记得留下电鸭个人地址,以便快速发送邀请❤️

感谢电鸭,希望未来有机会分享一下我们对于产品设计的思考~

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5 个月前WadeYu

很酷的产品

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5 个月前宇宙全栈

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