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讨论如何进行高效的远程会议?

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大灰BIGray
90阅读2评论5 个月前

远程工作后,会议的重要性不言而喻。相比于坐班时候的有大把的时间可以浪费在频繁且低效的会议上,远程工作下,对会议的高效提出了更多的要求。梳理总结如下:

先反问自己:

  1. 这会要不要开?能不开就不开
  2. 要这么多人来?能少一是一人
  3. 这会要开多久?少一分是一分

会前准备:

  1. 提前至少一天通知参与人员,告知会议主题、具体时间、使用的工具、会议预计时长,与会部门等必要信息;
  2. 如该会议是对某项计划和方案进行讨论决策 ,那需要提前把该计划、该方案发给参会人员去提前熟悉并思考;会议当中再讲述方案和计划,并让人思考决策,是仓促的,这种仓促下的思考并不利于作出正确的判断。
  3. 在会议开会的20-30min时,可再次在工作群聊中提醒大家;相信我,总有些人会因为这样和那样的原因而忘记参会。

会议当中:

  1. 绝大多数的会议都应该在1小时内结束;最佳的时长其实是30min以内;因为人的精力会随着时间分散下降,这是众所周知的事情;
  2. 会议必须有主持的角色,这很重要:通常由会议的发起者;或者熟悉各部门的“中间人”来担任;坦白的讲,团队的leader、部门的负责都应该具备高效主持会议的能力;
  3. 别人讲话时忌打断插嘴;但主持人的礼貌打断是必要的,因为ta要收拢话题边界、控制发言时长,推进会议高效推进;
  4. 前面说过,会议是针对既定的议题,来讨论几个备选方案的,而不是用来临场脑洞,大家相处一个方案;即使是这样的场景,那这个方案也不建议当场就安排执行,需要确保它是被成熟思考过的。
  5. 会议中,肯定会遇到议题之外的事情要解决的,那么,记下来,再择会议来讨论;而不是试图当场讨论。前面说过,一次会议一个议题 ,留给大家思考的时间。

会后跟进:

  1. 会议有无必要形成全程的会议纪要,这个依公司团队的大小,会议的重要性而定;会后要记得同步给相关人员,包括那些因故缺席的;
  2. 会议最后,必须要形成结果和任务;哪怕是没有结果,那也必须视为“这次会议没有讨论出最终结果,问题出在,我们将在xxx继续讨论”这样的结果;而不能为了讨论而讨论一番,毫无结论。
  3. 会议之后,形成的结果、任务、待办事项;要在会中明确到人,明确deadline;然后会后按此跟进。

其他补充

  • 不要在会议的工具上作过多的讨论;无论你选择哪个,都会有人更喜欢另一个;事实上,这些工具的体验并无差别,不要试图让所有人喜欢这个工具,告知全体,就统一用某个就好。

  • 关于会议必须开摄像头以示尊重,且能提高专注点这一点,我持保留态度。尊重不应该是单维度的,尊重部分人不习惯/不喜欢露脸的诉求也是尊重的一部分。而大家对会议是否专注,只取决于会议内容的重要性和或者说与己相关的重要程度,而不是其他。没人会不重视与自己切身相关的事情。

讨论话题:
职场相关
城市:
其他西安
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精选评论
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5 个月前Sherry

我觉得要提高效率很重要一点就是主持会议的人(通常也是负责安排和协调工作的人),对开会中要讨论的具体工作要提前规划好,讲重点。不管是讨论工作之前的安排,还是工作之后的总结,能说点实际操作层面的而不是讲半天概念(比如谈情怀和画饼)。

临场的讨论和感想当然可以有,但不能是全部。之前参加的有些电话会,开完了布置工作,还是重新用微信和邮件沟通。如果是开会讨论完落到纸面也就罢了,偏偏是开会只传达些模模糊糊的“会议精神”,具体工作内容啥都没提。

我觉得不管线上还是线下,都应该避免类似的情况,不然真是浪费时间。

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5 个月前greatghoul

尊重部分人不习惯/不喜欢露脸的诉求也是尊重的一部分

对, 有些时候, 开摄像头并不合适, 比如刚起床, 穿的比较"随意", 这时候, 强行露脸, 反而是对别人的不尊重.

会议提醒的话, 最好是用日历工具, 人忙起来的确是容易忘记, 尤其会议比较多的时候.

推荐这个工具.

https://chrome.google.com/webstore/detail/checker-plus-for-google-c/hkhggnncdpfibdhinjiegagmopldibha