分享Slasify的远程工作实战小贴士

Carlos Wang
63阅读0评论8 个月前

随着新型冠状病毒的疫情发展,防疫的观念也从政府逐步走向社会和企业,也有越来越多的企业选择让员工在家通过电传劳动(Teleworking)的方式远程与其他团队成员协作,除了可以为防疫工作尽一份心力,也可一定程度的降低疫情对企业的冲击。

我们Slasify团队从2016年起开始实行全远程的工作模式,我的同事人现在在哪里不重要,重点是可以完成她/他的目标即可。我们曾经有同仁自己跑去印度玩了几天没人知道;也有成员为了照顾中风的爸爸带着电脑每天在医院工作;更有刚当妈妈的同事可以安心的在家带小孩;当然过年过节对我们来说更没有什么困扰,因为同仁如果没有特殊的安排大多可以提早返乡过节。但远程工作模式下也不是没有缺点的,某些人的孤独感非常强烈,沟通成本提高这些都是必须面对的问题,但最困难的还是「管理」 - 尤其在华人企业中。

因为时间的限制,今天我们先从分享一些管理及协作的小技巧开始:

不要再计较同事几点上班,但要约定一个大家一起工作的时间

几点上班不重要,但要约束一个「大家都在工作」的时间。这个「大家都在」的时间代表的是你可以随时找得到团队的某个成员,降低沟通的延迟。通常这种「问了没反应,要等一段时间」的沟通是远程团队很大的隐形杀手,久了会造成大家习惯性的自干,能不问就不问,能不说就不说。

通常这个时间是所有团队成员习惯工作的时间的交集,很多远程团队会选择该时区中午到傍晚的时间。

约定共同工作时间这件事在同一个时区的远程团队来说可能不是太大的问题,但在跨时区的团队中,尽量和团队成员协调出一个大家都舒服的时间,避免因为工作时间的交错造成沟通效率的下降。

设定目标,管理目标,但不要管人

领导通常需要一段时间适应「看不到人」这件事,因为看不到人,有些管理者很容易会产生不信任的心里,只要某个人进度稍微落后了,就会怀疑他/她在摸鱼在偷懒,这个我不敢说是正常的心态但的确是很常见的现象。

作为一个管理者,要学着先改变管理的方式,目标的设定尽量不要太大、不要太远、当然也不要太不切实际。然后就每个人/团队的目标进行review即可,这部分有很多管理大师的理论可以参考,可以尝试导入一些管理方法来起步,之后再慢慢修正成符合公司文化的方式即可。

以我们自己的案例来说,通常目标设定的范围会在1–2周内,然后在每天的会议内再进行每天的目标设定及检视(待会会再细谈这件事)。

设定固定的会议时间,但不要有太多无效的会议,而且会议务必准时

我们的团队初期每天都会有固定的sync-up meeting,这个会议我们称为3P大会:Progress, Plan, and Problem。简单说就是跟大家分享一下昨天你干了什么事,今天预计做什么,以及你有没有遇到什么问题。 3P大会要多注意时间及人数的控制,不要把全公司100人、1000人全丢进一个会议室内,也不要把3P大会搞得跟老板的布道大会一样,3P会议是专属团队成员的会议,让彼此知道彼此的进度,时间尽量控制在10–15分钟内,有任何需要深度讨论的问题就另外安排会议来讨论,而且仅邀请相关的人加入即可,不需要浪费大家的时间。

还有一个重点就是会议要有主题,对外部客户也许可以用「聊聊」来带过但内部团队除非是特殊情况,否则尽量不要浪费其他人的时间。定好主题(大纲)而且确保与会的人都有做了一定程度的准备。

能视频就视频,不能视频就电话沟通,尽量不要用文字讨论(吵架)

已经有非常多的研究证实人类的沟通效率会受到语调、语气和肢体动作等因素影响,而文字沟通通常是最没有效率的方法之一。我们一般鼓励同仁如果有需要沟通事情的话,尽量用视频或电话沟通。就算要吵架,也大家约个时间各自准备好要吵架的内容,然后再好好的吵一个有意义的架,不要老是用文字在大频道上「我觉得」「你觉得」「他觉得」这些没有效率和意义的讨论。

我们也有试过类似War Room的做法,所有人通信软件开着(不论用什么软件)直到任务结束(通常是好几个小时),大家也不需要一直说话,目的是让几个分散在世界各地的团队成员拥有几乎是实时的沟通效率。很适合在短期冲刺的任务上来应用。

善用网上工具

既然是远程工作,这些网路上的管理和协同工具就会变得非常非常的重要。尤其是一些被动性质的通知,可以让相关人员第一时间知道刚刚发生的事件,而且我们建议把这些通知尽量集中到某几个平台上。例如把Github的通知、新的客服需求、突发的紧急事件等推送到Slack/Teams(等工具)上,并且指定每一个事件的后续处理流程。例如收到了一个新的客服,是否有自动录入到客服系统去?如果没有,那谁先处理,处理的人需不需要通知其他人?当然,这些都是每个企业需要针对自己的服务/产品特性来制定的。

我们一般常见的工具有:视频会议、电子白板(很重要)、协同沟通(别再用微信来协作了)、文件共享、行程管理。某些企业可能会需要进一步的客服系统、项目管理系统、CRM、在线审批、电子合同等,这些其实都有对应的工具可以使用,也有一些软体大厂提供高度整合性的平台可以用,在此就不一一列举了,有兴趣的人可以参考PeraPera的这篇针对海外工具的文章: 31个让你远端工作更有效率的工具(繁体中文)

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