分享成为出色的跨国远程团队领导人必须知道的事!

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无论是受全球性危机影响,或认识到远程工作模式为团队带来的效益和成功,如今采用远程或混合型办公的企业和团队是越来越多。不只西方世界,亚太区也有雇主开始评估导入远程工作的可能性。然而,远程工作固然有高机动性、不受国界时间限制的优点,若是团队从领导、主管到成员都未经过「远程化」的训练,则可能是一场灾难。

本篇我们将讨论作者Tsedal Neeley在《远距工作革命》中的观察,了解身为远程领导人如何让团队维持高产出、善用数位工具沟通及发挥领导者魅力经营成功的跨国远程团队。

成为出色的跨国远程团队领导人必须知道的事!

建立你的高效远程团队

在打造高绩效团队之前,作者建议领导人可以用学者理查‧哈克曼建立的标准来评估团队生产力:1. 审视团队成果 2. 促进成员个人成长 3. 提升团队凝聚力,因为根据Neeley多年的研究显示,以上要素无论传统组织或远程团队都相当适用。

|审视团队成果|

我们都知道建立目标在所有团队中都是必要的,在远程团队里领导者除了制定目标,还需要定义目标确保所有成员对目标有一致的理解。此外,各部门还需建立评量标准供上层检视工作进程或成果。

|促进成员个人成长|

根据哈佛商业评论 (Harvard Business Review)的调查,有9成工作者愿意牺牲23%未来所得投入有意义、能自我成长的学习或工作。因此,打造一个关心他人福祉和个人成长的团队氛围相当重要。

管理者可以透过问卷调查,了解组织内部成员兴趣、专长等,有效指派人员合适的任务及职务,或安排教育训练及外部学习机会,促进个体成长带来更高的工作满足感。

|提升团队凝聚力|

在远程协作中,成员间是否有团队意识至关重要,除培养信任关系外,建立日常社交关系也是不可缺的要素。在上个月Slasify的全员会议中,我们也将问卷结果用于组织内部软性活动,整理出成员推荐的书籍、电影等,于正式会议前30分钟开放茶水时间让团队自由加入。

|为你的远距团队提供必要资源|

在远程场景中并非每个成员都有绝佳的居家办公环境,雇主可以想想在能力所及范围,能提供什么支援?或许是安排软性教育训练,让人才学习把家务和工作做切割,避免工作界线日渐模糊。其次,每个专业人才工作上会有不同软件和资源需求,组织领导人需确保这些需求有被顾及到。

成为出色的跨国远程团队领导人必须知道的事!

选对沟通方式支持你的远程团队

开始讨论提升沟通效能前,值得注意的是远程沟通带来的科技疲劳。像是使用过多沟通工具:邮箱、SLACK、私人What’s APP、ZOOM、Google Meet等,未经规划的沟通媒介容易造成团队心理负担。跟沟通方式一样,团队应该选定沟通工具有哪些?每种应用程式适用何种场景也需要明确定义。

另外,很多团队容易因为远程会议不受场地限制,经常无上限的一个会议接着一个会议,造成团队必须在短时间大量接收资讯和消化,产生科技疲劳现象。

|成员间的共有认知|

开启远程沟通时,确认团队间有无共同预设心态或享有共同知识,才能让对话更为顺畅,Slasify的CEO Calros Wang 常说文字沟通时应尽量减少「代名词」的使用,譬如:团队相约周五在市政府站旁常去的咖啡厅Co-working、上周刚签下的客户等,上述句子里我们无法确认常去的咖啡厅是哪间?客户那么多是哪一个?常见使人困惑的场景还有在会议中或讨论串中保持沉默代表什么意义?该视为同意或不同意?这些都是团队领导人要注意的沟通误区。

|跨国团队沟通|

Slasify是国际型的团队,成员遍布世界各地,至少有8种不同文化背景,在相似的跨国团队中,领导人要明定团队正式谈话所用的语言(通常是英文),多人会议时若不小心用其他语言沟通记得向其他成员说声抱歉,将语言分歧最小化。

此外,对于英语流利的人,管理者必须明确指出期望他们沟通时尽量降低语速、避免成为100%主导会议话语权的人,根据Neely的研究显示,一些远距团队中英文流利的成员发现,若能限制自己在会议中发言的时间,可以促进话语权的平衡。反之,英语稍不流利的成员应增加会议中的发言次数,提升英语能力、参与度、能见度等。

成为出色的跨国远程团队领导人必须知道的事!

成为出色的远程领导人

|明辨团员间的信任关系|

远程领导人需要对各种信任关系有足够的认知,了解团员之间的关系和历史,目前处在何种信任等级?并做出决策,引导各团队培养哪种信任关系?例如我们在第一章谈到,认知信任是一种根据当事者的专业知识、学经历建立起的信任关系,在协作某种技术型工作也许仰赖认知信任便以足够。但当团队发生分歧、或面对极度仰赖沟通的任务,成员间是否有情感信任便相当重要。

适当揭露自己是培养情感信任方式之一,简单来说就是透过团员间分享关于彼此的个人讯息,双方对彼此有更深的认识越容易喜欢对方,达到拉近团队心理距离的作用。

|建立非正式互动的时间和活动|

接下来雇主能做的是提供人才非正式互动的舞台,以Slasify运用月会前30分钟举办暖身活动为例,雇主也可以规划线上读书会、聚餐甚至共煮活动。 (下次我们的伙伴想尝试远程教我们做越南菜!)每个月随机安排成员间的一对一闲聊也是不错的方法。

|适时适当鼓励,提升人才身份认同|

身为远程团队的领导人必须理解少了实体办公室作为媒介,「领导者影响力」跟成员间建立信任关系一样,无法靠朝夕相处自动化增长,多数流程及细节都要领导人特别留心。举例来说,管理者平时要费心推动团队间互相交流彼此的观点、适时表达意见,并在接收这些资讯时保持开放态度给予正向回馈,让成员感受到被认同,鼓励他们日后总是主动发表看法。

远程管理者各方面确实面临许多挑战,却有机会重新改善组织结构、建构新的管理系统。在越来越远程化的社会中更有弹性和竞争力!

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也想成为跨国远程团队领导人,可惜远程的工作都接不到