分享如何用PM思维,高效管理时间?

烨烨Yeye
38阅读1评论10 个月前

导语

以前非常好奇,那些个斜杠青年或者成功企业家们,到底是哪来这么多时间能做这么多事情?


“每周工作4小时”观念的首创者Tim Ferris, 美国普林斯顿大学食业管理客座讲师; 同时也是企业家、作家、演员、武者和舞者;能说六门外语,他的时间又是如何安排得过来?


这几年一直做项目管理,加之旅行和数字游民生活的实践,学习各种管理技巧,线上与线下也接触到了不少擅长时间管理的小伙伴,受益匪浅。


所以也糊里糊涂成了一个斜杠青年:全职项目经理,因为喜欢写作经营内容自媒体+宝石买手的副业。也有时间看书,健身,和朋友一起玩。也能基本保证每天8小时的睡眠。


图片来源:谷歌


话不多说,这一次和你分享:如何通过项目管理思维,高效进行时间管理的几个原则&秘诀。




心态


如果你一直以一种“被逼着工作”的心态去做事,可能会陷进[不喜欢-无法投入精力-做不好-不擅长-更不喜欢]的怪圈。

我们不喜欢一件事,可能只是因为做不好。找到了这个心理根源,那我们也许可以用“升级打怪思维":先把最难/你觉得最不可能的事情做了。

前几年,我朋友和我讲过一件事:她一位学长,是学校有名的辩手和演讲者。有一天她问学长,学长你是如何做的?学长说:我害怕在公共场合演讲,所以要练就这个技能。当我成功克服这个障碍之后,说不上讨厌也说不上喜欢,只是变得擅长公开谈话了。

你也可以试试,说不定你会比这个学长更幸运一点,喜欢上你原来不擅长的事情呢。



图片来源:谷歌;冥想app:Headspace



结果导向型思维


生活方式设计好书[每周工作四小时]里有个例子。 


作者Tim曾经在一家电话销售公司上班,别人一天要工作8小时,可是他一天只工作2小时就走人。他的秘方就是锁定目标:获取更多有效的客户,所以他便在6-7点打电话,这个时候大家回复率最高,成功率也最大。


这也使得他和其他“混日子”的与员工相比,花更少时间获取了更好的结果。即使他反而因为这件事被公司辞退,因为他“看起来太闲了”,不是一个好的员工榜样。


结果导向型思维,是在项目管理/时间管理中最重要的思维模式之一。懂得放手的领队大多数也是根据这个思维来维护团队的运营。


图片来源:谷歌


1.上帝视角


前一天睡前或者醒来后第一件事,就规划好新一日的重点项和其它项。


睡前一定记得第二天早上要做的第一件事是什么,比如要洗澡,要对接客户,有了这个小目标,准时起床也会变得更容易。


还有一个技巧,把事情分为大项和小项。


大项:

一般为需要30+分钟以上完成的事情,比如写作(高效写作其实也有技巧,今后会分享到),或者准备客户材料等。


小项:

可以是每天听西班牙语听力,看一篇英语新闻,回复一下宝石信息,在大项做累的时候,碎片时间完成小项目。以达到“换脑休息”的目的。


用上帝视角安排日常作息,但也不会强迫自己一定要100%执行,留15%的变动空间                     


2.Priority 


没有重点的计划等于没计划。

作为一个项目经理,手上有很多任务是非常正常的。甚至很多时候,同时会管理多个项目,每个项目下面又有很多’子菜单’待办事项,你可能一天之内完成所有吗?肯定不行。


最着急/最重要事情,先找出来做好。


人的精力有限,不能24小时连轴转,夸下海口揽下所有事,不太现实,甚至导致一件都做不好。客户爸爸要的是结果,你一天做好2件重要的事情,和一天做不好5件不相关的事情,Ta一般会选择前者。


上帝视角+优先级图:从上到下分别为优先级/大小项分配                   


3.删除删除删除:Elimination


和优先级划分搭配使用。


宁愿慢些,也不急匆匆压榨自己的精力去做(不好)。


这样也避免拖延的发生:你觉得可以周一完成的事情告诉客户周三做好,周二你交上去,客户反而觉得你效率高;反之说周一结果周二才交,同一天收到材料,客户满意度/你的成就感是差了一大截的。


删掉一些不必要的小事,或者把任务变小:不需要每天一定要学30分钟甚至1小时英语,每天坚持10-15分钟即可。


你的大脑抵抗情绪会更低完成率也会更高。


图片来源:谷歌


4.番茄工作法一定有效?


番茄工作法:工作25分钟,排除所有外界干扰,休息5分钟。


原理是支持的:稍长时间完全集中精力+短时间休息。


但很多时候,我们的事情是项目制完成的,比如今天我的目标是10分钟写好文章提纲;30-40分钟完成写作的初稿。那我可能会给自己空出1小时来集中精力做这件事,每20分钟就强迫自己休息,反而会打算思绪。


所以,你可以根据番茄工作法的原则,适当调节你的时间点。


图片来自谷歌



休息


每天工作到下午4点,不再做事。当然也因为每天7点钟我就开始工作,集中精力到下午4点包括学习时间,差不多6-7个小时,晚上9点也需要开始工作处理项目的事情。


同时也要避免掉进“时间坑洞”


你有没有过这个经历:

你告诉自己,我只要回这一条微信消息就好,结果不小心因为这一条微信消息而刷了朋友圈,又从微信搬到了微博,结果你就这么从5分钟的休息时间变成了刷20多分钟甚至更多的社交媒体。


所以,耍手机不一定就是休息,可以像上文提到,用碎片化学习/习得(比如看英文阅读,以一种消遣的心态去看一些社会实事),或者看书,甚至放空脑子在墙角站一会拉伸一下身体,更容易达到休息的目的。



来,让你的眼睛,放松一下



结语


掌握了时间,便掌握了生命。

每个人一天都是24个小时,也许是世上最公平的事了。


时间管理这个词可能已经被大家说烂了。可是这个概念就和赚钱/财富累积一样,道理大家都懂,重要的是,实践,并找出最适合你的最有效的时间管理方式。

我的理想也很简单:多出来的时间,探索/做自己喜欢事情。


不要问自己这个世界需要什么。问问自己,让你焕发生机的是什么,然后就去做。因为世界需要的就是焕发生机的人。《创造时间》 作者: 霍华德·瑟曼


希望你也是呢。



大家,我在知识星球上发起了《不上班公社》社群,倡导高效率、慢生活,提供关于自由职业/数字游民/旅行/英文学习/生活方式等自我提升干货。

此外,我刚刚还被邀请成为电鸭社区的共建合作访谈作者。接下来,会带给大家一系列有趣有料的人物访谈。


欢迎大家通过下方[联系TA]与我联系交流.








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精选评论
10 个月前greatghoul

图挂了。